Mielenvireys ry:n jäsenrekisteri
Rekisterinpitäjä
Mielenvireys ry
Y-tunnus: 0187661-0
Postiosoite: Pakkahuoneenkatu 28, 4krs, 90100 OULU

Rekisteriasioista vastaava henkilö
Nimi: Aija Syväkangas
Puhelinnumero: 041 454 8261
Sähköposti: aija.syvakangas@mielenvireys.fi

Rekisterien nimet

Jäsenrekisteri

Kokemusasiantuntijoiden rekisteri

Vapaaehtoisten rekisteri

Työntekijöiden/harjoittelijoiden/opiskelijoiden rekisteri

Osallistujaluettelot

Hankkeiden osallistujaluettelot

Hankkeen ESR-rekisteri (Tolppa -hanke 2018-2020)

Rekisterin tietosisältö

- Ikä
- Nimi
- Sukupuoli
- Sähköpostiosoite
- Muut yhteystiedot
Jäsenrekisterin tietolähteet
- Mielenvireys ry:n nettisivuilla olevat yhteydenottolomakkeet (tiedot lähetetään SSL -suojatusti)
- Evästeet
- Muut lailliset tietolähteet

Mitä tietoja kerätään?

Mielenvireys ry kerää jäsenistään seuraavia tietoja: nimi, ikä/syntymäaika, sukupuoli, osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite.

Matkoille, ryhmiin, koulutuksiin ja muihin tilaisuuksiin ja tapahtumiin kerätään osallistujalista, josta käy ilmi nimi ja ikä.

Henkilöistä jotka ovat osallistuneet Tolppa -hankkeen toimintaan vuosina 2018-2020 on kerätty lisäksi tiedot koulutustaustasta ja työllisyystilanteesta.

Hankkeen päättymisen jälkeen kerätyt tiedot säilytetään vuoteen 2028 saakka lukitussa tilassa, johon ei ole pääsyä ulkopuolisilla henkilöillä.

Miten tietoja kerätään?

Tietoja kerätään pääasiallisesti henkilötietolomakkeilla, jotka noudattavat rahoittajien mukaista mallia.

Miksi tietoja kerätään?

Mielenvireys ry kerää asiakastietoja rahoittajaa ja viranomaisia varten. Rahoittaja haluaa saada tarkat tiedot järjestämästämme toiminnasta ja asiakasmääristä sekä asiakkaiden taustoista (sukupuoli, ikä, koulutustausta, työllisyys). Yhdistyslaki velvoittaa pitämään jäsenrekisteriä. Yhteystiedot kerätään, jotta jäsenet saavat ajantasaista tietoa Mielenvireys ry:n toiminnasta, koulutuksista, kursseista ja muusta ajankohtaisesta toiminnasta. Tietoja käytetään toiminnan seuraamiseen ja kehittämiseen. Tietojasi käsittelevät vain Mielenvireys ry:n työntekijät, eikä mitään tietoja luovuteta ylimääräisille osapuolille. Tietosuojalain myötä olemme myös entistä tarkempia sen suhteen, kenen työntekijän on tarpeen käsitellä tietoja.

Miten tietoja käsitellään?

Tietosi ovat tallessa Mielenvireys ry:ssä. Käsittelemme henkilötietoja luottamuksella.

Miten tietoja säilytetään?

Mielenvireys ry säilyttää henkilötietolomakkeita sähköisessä muodossa sekä paperilomakkeina. Sähköisesti tallennettuihin tietoihin on pääsy vain työntekijöillä ja ne ovat salasanojen takana. Paperiset lomakkeet säilytetään lukkojen takana ja niihin on pääsy vain työntekijöillä.

Evästeet
Eväste on pieni käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa internet-sivuja tunnistamaan
usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottamaan kävijöiden liikkumista sivuilla, sekä mahdollistamaan yhdistelmätietojen laatimisen kävijöiden toiminnasta. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Nettisivulla käytetään ”Google Analytics” -palvelua.
Mikäli sivuillamme vieraileva käyttäjä ei halua meidän saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, useimmat selainkoneet
mahdollistavat evästetoiminnon poiskytkemisen. Tämä tapahtuu esim. Internet Explorer-selainohjelman ”Työkalut”-valikosta löytyvän
”Internet asetukset” -valikon kautta kohdasta ”Sopimus”. On kuitenkin hyvä ottaa huomioon se, että evästeet voivat olla tarpeellisia
joidenkin ylläpitämiemme sivujen asianmukaiselle toimimiselle.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tiedot ovat luottamuksellisia, eikä tietoja luovuteta ilman jäsenrekisterissä olevan henkilön lupaa kolmannelle osapuolelle. Tietoja ei myöskään luovuteta eikä siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisteröidyn oikeudet
Asiakasrekisterissä olevalla on oikeus tarkistaa häntä itseään koskevat tiedot. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää
käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja ja vaatia tietojen poistamista asiakasrekisteristä. Tätä varten on oltava henkilökohtaisesti
yhteydessä rekisteriasioista vastaavaan henkilöön.

Rekisterin suojaus
Rekisteritietoja käsittelevät henkilöt ovat salassapitovelvollisuuden alaisia ja perehdytettyjä rekisterin käyttämiseksi. Pääsy tietoihin
vaatii riittävät oikeudet sekä tunnistautumisen. Asiakasrekisteri on suojattu palomuurilla ja muilla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä.
Seloste päivitetty: 13.4.2022

Henkilötietolain (523/1999) 2.2 §:n mukaan henkilötietolakia sovelletaan henkilötietojen automaattiseen käsittelyyn, mitä henkilötietojen
sähköinen siirtäminen internetin verkkopalvelun kautta on. Henkilötiedolla tarkoitetaan ”kaikenlaisia luonnollisia henkilöitä taikka hänen
ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavia merkintöjä, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään tai hänen kanssaan yhteisessä taloudessa eläviä koskeviksi” (3 § 1 kohta). Henkilö- tiedolla siis tarkoitetaan nimi- ja yksilöintitietojen lisäksi myös kaikenlaisia muita
yksittäiseen henkilöön liitettävissä olevia tietoja. Jos verkkopalvelun kautta kerätään tietoja tai jos henkilötietoja käsitellään verkossa, tiedot
muodostavat tai kuuluvat osana henkilörekisteriin.

Henkilötietolain 3 §:n 3 kohdan määritelmän mukaan henkilörekisterillä tarkoitetaan ”käyttötarkoituksensa vuoksi yhteenkuuluvista merkinnöistä muodostuvaa henkilötietoja sisältävää tietojoukkoa, jota käsitellään osin tai kokonaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla
taikka joka on järjestetty kortistoksi, luetteloksi tai muulla näihin verrattavalla tavalla siten, että tiettyä henkilöä koskevat tiedot voidaan löytää helposti ja kohtuuttomitta kustannuksitta”. Henkilörekisteristä on aina laadittava rekisteriseloste (10 §), jonka tiedot voidaan sisällyttää
myös tietosuojaselosteeseen.